Liebe Schachfreunde,
wir haben auf dem letzten Verbandstag versprochen, einiges in Sachen der verbandsinternen Kommunikation zu verbessern. Unsere Wahl ist dabei auf das Office 365 von Microsoft gefallen. Office 365 ist flexibel konfigurierbar, die Kosten für den Verband sind gering, aber der administrative Aufwand ist enorm. Wir werden die Einführung in Schritten vornehmen.
Das liegt vor allem an den fehlenden Kapazitäten (Mitarbeitern), die wir für dieses Projekt zur Verfügung haben, aber auch daran, dass wir uns alle an die einzelnen Dienste von Office 365 gewöhnen müssen.
Folgende Online-Dienste sind alle Nutzer sofort und kostenfrei verfügbar:
- Outlook (E-Mail, Kontakte, Kalender)
- One Drive (1TB Speicherplatz für Dokumente)
- Word
- Excel
- PowerPoint
- One Note
- To Do
- Whiteboard
Der erste Schritt im Projekt war die Einrichtung von Accounts für die Vereine, Funktionäre und Mitarbeiter des Verbandes, welche letzte Woche abgeschlossen werden konnte.
Jeder Funktionär des Verbandes (Ehrenpräsident, Vorstandsmitglied, Referent, Staffelleiter, Mitglied einer Kommission oder eines Gerichtes und alle Beauftragten) haben einen persönlichen Account bekommen, der gleichzeitig als E-Mail-Adresse genutzt werden kann. Dieser Account ist unabhängig von der jeweils ausgeübten Funktion und verbleibt dauerhaft bei dem Funktionär.
Vereinsaccounts haben alle Vereine das SVS bekommen. Diese sind folgendermaßen aufgebaut:
[Vereinsnummer]@schachverband-sachsen.com
Beispiel: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! = Chemnitzer SC Aufbau ´95
Persönliche Accounts haben alle Funktionäre und Mitarbeiter des Verbandes bekommen. Diese sind folgendermaßen aufgebaut:
[Vorname].[Nachname]@schachverband-sachsen.com
Beispiel: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Der erste Dienst in unserem 365, der ab sofort genutzt werden kann, ist das Outlook (E-Mail).
E-Mail im SVS
Bisher kannten wir nur „Funktionsmailadressen“ in den Domänen „schachverband-sachsen.de“, „jugendschachbund-sachsen.de“ und „schulschach-sachsen.de“. Das waren entweder eigene Postfächer bei 1&1 oder Weiterleitungen an die privaten Mailadressen der Funktionsinhaber.
Da wir diese Mailadressen leider nicht bei Office 365 nutzen können, werden diese Mailadressen nicht mehr veröffentlicht und die Postfächer nicht mehr verwendet. Es ist aber sichergestellt, das ankommende Mails an die SVS-Accounts der jeweiligen Funktionsinhaber weitergeleitet werden, so dass keine Post verloren gehen kann.
Wir haben auch analog den .de-Adressen neue Funktionsmailadressen in den Domänen „schachverband-sachsen.com“, „jugendschachbund-sachsen.com“ und „schulschach-sachsen.com“ angelegt. Diese sind auf die persönlichen Accounts der Funktionsinhaber umgeleitet.
Beispiel:
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! ist auf Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! umgeleitet
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! ist aktuell ebenfalls auf Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! umgeleitet.
Also wundert euch bitte nicht wenn ihr an eine Funktionsmailadresse schreibt und eine Antwort von einer persönlichen Mailadresse bekommt.
Bei den Vereinsaccounts haben wir jeweils eine Weiterleitung an die bekannten Mailadressen der Vereinsvorsitzenden eingetragen. Das bedeutet, dass die Post einerseits im Postfach ankommt, und zusätzlich an den Vorsitzenden weitergeleitet wird. Der Verein kann dann selbst entscheiden, wie und wo er in Zukunft Mails bearbeiten möchte. Wichtig ist nur, dass die Weiterleitung z. B. bei (Wechsel des Vorsitzenden) aktualisiert wird.
Aktuell haben wir das Problem, dass von 18 unserer Vereinsvorsitzenden keine Mailadresse bekannt ist und wir somit keine Weiterleitungen einrichten konnten. Mit diesen Vereinen werden wir uns zusammensetzen und eine Lösung finden.
Ausblick
Nächste Woche werden wir den Entwurf der neuen Satzung und der neuen Finanzordnung im Office 365 veröffentlichen und euch in einem Forum die Diskussion dazu ermöglichen.
Hinweis:
Fragen zum Thema Office365 im SVS bitte per Mail an:
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Bitte habt Verständnis dafür, dass wir keine Office-Schulungen anbieten und durchführen können.
Euer Präsident