Liebe Schachfreunde,
wie bereits angekündigt, möchten wir gern die interne Kommunikation innerhalb des Verbandes voranbringen und haben dazu allen Vereinen einen Office 365-Account bereitgestellt.
Hier nochmals eine Zusammenfassung zum Thema:
- Dein Verein kann selbst entscheiden, wer mit dem Schachverband Sachsen kommuniziert - das muss nicht der Vorsitzende sein - insbesondere falls derjenige keine Zeit hat, krank oder auf Weltreise ist.
- In der Dokumentenablage des Office 365 werdet ihr alle für euren Verein nützlichen Dateien finden, wie z. B. die Protokolle der letzten Verbandstage inkl. Anlagen. Was wir nicht ablegen werden, sind datenschutzrechlich bedenkliche Informationen, wie z. B. Mitgliederlisten, Personalunterlagen oder Unterlagen zu Schiedsverfahren.
- Auf Papier ausdrucken und Briefe verschicken, ist viel teurer als per E-Mail zu kommunizieren – perspektivisch gesehen können wir als Verband an dieser Stelle Geld einsparen.
- Warum muss es gerade ein Produkt von Microsoft sein? Microsoft stellt gemeinnützigen Organisationen, wie wir eine sind, das Produkt kostenfrei zur Verfügung. Es gibt Alternativen, aber die sind deutlich teurer.
- Dein Verein wird mehr mitdiskutieren und mitbeeinflussen können - über das Diskussionsforum des Verbandes. Zuerst reden wir über die neue Satzung und Finanzordnung, später könnt ihr selbst Themen vorschlagen, z.B. welche Ligastruktur ist die beste? Welche Digitaluhr sollen wir kaufen?
- Ihr könnte euch in Telefonkonferenzen oder Videochats mit dem Vorstand oder anderen Vereinen austauschen.
Hinweis:
Wir wollten es den Vereinen leicht machen und haben in mühevoller Kleinarbeit bei jeder Vereinsmailadresse im Office 365 initial eine Weiterleitung auf die auf unserer Homepage für jeden lesbare Mailadresse der Vereinsvorsitzenden eingetragen. Damit erreichen den Verein auch Mails, wenn er sich nicht regelmäßig in Office 365 einloggt. Aufgrund einer Rückmeldung haben wir entschieden, dass wir ALLE Weiterleitungen entfernen und Vereinen diesbezüglich die initiale Wahlmöglichkeit geben sollten.
Wir raten den Vereinen - wenn gewünscht - diese Weiterleitung im Office 365 selbst einzutragen, um die E-Mails an ihre gewohnte Adresse weitergeleitet zu bekommen.
Wichtig zu wissen:
Alle satzungsgemäßen Informationen werden weiterhin wie bisher per Briefpost bzw. auf der Homepage veröffentlicht. Vereine, die die neue Kommunikation über Office 365 aktuell nicht nutzen (möchten), können uns dies formlos per Mail (an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!) mitteilen und der Vereinsaccount wird deaktiviert. Zukünftige Infos zu Office 365 werden wir direkt an die aktiven Vereinsaccounts versenden und dazu kurz auf der Homepage des SVS informieren.
https://products.office.com/de-de/office-365-deutschland/office-365-deutschland
https://support.office.com/de-de/article/anzeigen-der-datenschutzoptionen-in-microsoft-office-a7797380-8a24-4404-aebb-079062b708f0